根據主計處的統計,台灣青年平均一個工作僅做11個月。對一個初出茅廬的職場新鮮人來說,甫踏入職場的那一刻開始,主管便希望你能在最短的時間內對工作上手與熟悉。

日本工作術暢銷書《知識生產秘技 IDEA HACKS!》作者小山龍介建議,職場新鮮人最應迫切學習的就是「時間管理」與「蒐集整理資訊」的技巧。他認為,工具常隨著時代推進而改變,但恆常不變的就是「時間」,在每個人都擁有24小時的情況下,管理時間的技巧更形重要,而這也是增進工作表現的加分關鍵。

記事管理 習慣為主 工具為輔

首先盡量使用自己習慣的方式來紀錄行程。除了筆記本外,小山龍介更建議使用電腦、手機或I-Phone等科技電子工具來管理個人行程。

因為實際上的工作預定事項經常改變,尤其是對菜鳥來說,經常會有預定工作延遲到隔天才完成的情況發生,以致打亂整個後續行程,這時利用電子工具紀錄的好處就是可以「隨時更動」。

行前確認 週五晚上 確認下週行程

當紀錄好行程表後,為了及早做好準備,新鮮人需要有「在適當時間做日程表確認」的認知。

一般來說,在週五的晚上確認下週的行程;而每日行程則是在前一晚便做確認,千萬不要當天早上才做確認,這是為了避免有突發狀況時,完全沒有任何時間緩衝。

日程安排 耗時15分鐘以上才編入

當工作事項繁雜時,又該如何取捨呢?只有花費15分鐘以上的工作,才有必要記入行程表。安排行程時,一定要預留空檔,若是會議行程,則多設定30分鐘做緩衝;如果洽公外出,則是預留15分左右的時間,以避免塞車等情形。

不過,當這些緩衝時間並未運用到時,也別浪費了,不妨利用這些時間來完成「待辦事項」中可立即完成的工作。

效率管理 記下他人行程 培養合作能力

除了個人行程之外,行有餘力者,最好還能紀錄同事以及上司的行程。

仔細分析工作事項,將會發現所有工作並非樣樣都必須親力親為,部分工作可以交予兼職計時人員處理,而高階工作則依賴專業人員或是上司處理、決策。

如此一來,生產報酬率將會提升3~4倍之多,另方面,這對新鮮人迅速融入職場文化將大有幫助,因為學習如何妥善與他人相互依存,也是培養團隊合作能力的技巧之一。

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