直接成本對利潤的影響很直接,所以通常都會受到管理階層嚴格管控,故在企業之間這一類成本差異性並不大。而間接成本通常有分攤的性質,對利潤的影響還要考慮到總營業額的水平,故常被視為不可控制的成本並被習慣性輕忽,以致未能在年度預算中詳加分析,也未從日常作業中重視其效益性,最後間接成本變成企業的負擔。
間接成本包括人事、財務、行銷等,也就是生產、銷售、產品、服務這些核心活動以外的成本。這些一般跟公司的純益率相關,而且通常增加的速度比營收的成長還快,但造成企業間接成本管理成效不佳,通常源於企業通性和人員心態。
常見的是管理人員僅關注業務的擴張,而不是成本費用的降低,若確有成本降低的想法,也往往只專注在營業成本而忽略間接成本,結果是:間接成本隨著時間增加。另外,也因降低間接成本在本質上容易讓員工士氣低,產生管理「噪音」,特別是就縮編人員來控制成本而言。再者,公司的經營常受景氣周期的影響,間接成本降低計劃通常是在景氣低迷時期應運而生,一旦經濟復甦,為了避免下困難的決定,往往不了了之。
要改善這樣的問題,應統一在各個部門的執行,而且使各部門的流程和時程規劃相互協調,創造一個能持續改善的環境,並在降低間接成本上有一個比較明確的目標,保持嚴謹,密切連結到財務表現等方面,除此,管理階層要給予適當的壓力,有決心,有系統地按輕重緩急進行改善。切莫因面臨壓力就直接規定一個間接成本上限,這樣縱能達到短期目的,浪費因子(好比無效率的流程等)依然潛伏在企業中,隨時會復發。
在任何計劃中,每個降低成本的觀念在可持續性上有很大不同:有些降低成本的做法很容易維持,另一些則容易失敗。除非公司能面對現實,採用必要的實施紀律和管理重點,否則許多成本機會都會溜走,從而影響整個成本削減計劃。
具體作法是透過間接成本分析,劃分成客戶服務類及內部管理類2部份。客戶服務類通常不宜減少支出,但必須重視效益;內部管理類的間接成本應努力減少支出,以增加企業利潤,才能創造企業競爭力。
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