成本管理的良窳對專案成功相當重要，以最少的錢做最多、最有效的事，並且賺錢，是所有老闆、專案經理、團隊的夢想。但因牽涉到相當多變數，必須有效管理成本預估、審慎核算、監控等。
成本預估是決定專案是否可行的首要步驟，需要蒐集人力成本，就是專案需要支出的薪資；材料成本，就是機器設備及材料費用；外包成本，支付承包商的費用；行政成本，就是辦公室所有費用、差旅費用等。
然而專案經理儘管蒐集相當多的成本數據，但預估挑戰性卻相當大，因為這些數據要在簡化之後才能參考，而且專案經理會習慣收集自己熟悉的資訊，往往忽視外在環境變動因素，所以資訊本身不會充分完全，雖用科學手段來收集資訊，但須具有藝術方法，就是團隊經驗、甚至是管理高層及專家來詳實分析。
成本預估精確與否，有助實際編列預算，增大專案完成的機率。
成本預估的方法相當多，有定性、定量方法，甚至當時間緊迫或是資訊不充分時，為了搶標專案，就粗略估算，但精確度往往±30以上，風險相當大。
筆者輔導的許多公司中，成本預估、抓預算的方法約有二種模式：
由上而下估計：預估過程是由管理高層啟動，管理高層針對過去專案經驗估算。依據專案歷史資料，以過去類似專案的費用為基礎，來評估推論目前執行專案所需費用；加上外在環境變化參數如通貨膨脹、材料及人工上漲及地緣因素等等，分別各以一個乘數代表與歷史資料計算；最後再評估公司財務現況，形成成本概念，估算出總成本或是主要工作項目的成本，然後由負責單位來分解估算詳細成本。
這個估算方法較快，但容易產生高層與屬下對成本認知摩擦，往往屬下認為錢不夠，基層各部門之間也常為了爭取預算大餅分配而爭執。
由下而上估計：預估過程是依據專案的工作分解結構來實施，由最基層各工作包的負責人開始，將每個工作包預估成本相加，變成一個單項任務的成本。
再將每個單項相加，變成主要任務成本。最後將每個任務成本加起來後，形成專案經理的腹案。在知會其他部門經理的意見後，轉高層參考，高層管理者依據公司營運現況，增加、合併、刪減預算等等，形成總成本估算。
這種方法較精確，但預估時間較長，也會削弱高層管理者對成本估算過程的控制，使他們成為監督者，不是發起人，往往造成管理高層因為公司營運目標或是財務狀況而命令專案經理重複估計，修正到雙方都可以接受為止，這種方法需要相當長的時間協調溝通。
估算成本後，制定預算時，也要考慮專案風險，包含專案的變更、自然及人為災害的風險等等，準備應急預算來應對。
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