日前日本豐田汽車公司因為所生產的油電車Prius的ABS煞車出現安全問題,引起美國國會介入調查,而豐田汽車卻未能即時提供資訊,且高層在第一時間還刻意隱瞞,造成美國及全世界對豐田的質疑,甚至懷疑豐田著名的「品管圈(quality control circle)」是否失靈。到目前為止,豐田宣布召回賣出的43萬7,000輛汽車回廠維修(需付出20億美元),公司股價下跌17%,更面臨多起法律訴訟。

日本企業一直在品質方面稱霸全球,但有愛面子的企業文化,若產品出現品質缺陷時卻遮遮掩掩,不承擔責任,因為若認錯,表示公司是失敗的企業,所以在危機管理上,一直是日本企業的罩門。

任何完美的計畫因為是「人」在執行,所以成果不一,績效與獲利跟危機與風險是相隨相依,交互出現,所以任何大型專案執行,都需要有危機管理。當危機發生時,管理步驟是:

首先是要「辨識危機」:定義、判斷危機事件的來源真相以及後果影響。辨識方法可以用腦力激盪會議、專家建議、歷史資料、團隊評估,將危機管理過程系統化、結構化,針對危機可以採取的措施,以及處理之後所衍生的問題,一一分解細分。

再則是「權責分配及評估」:先確定「誰做」,指派一個專案團隊直接面對危機處理,團隊中最好包括技術管理、行政管理、公共關係專家組成,並且由最高層管理者參與,成立專案小組處理,確定負責人;接著「何時做」,建立清楚處理危機的時間點及里程碑,避免危機隨著時間而無限制擴大;最後「如何做」,訂定危機處理計畫及步驟。在處理之間還要評估是否花費過多的時間、財力以及可行性。

在危機處理過程中,要邊處理、監督、控制以及邊修正計畫,而且要在發生第一時間就要去處理,但最重要是以誠信原則面對問題、處理問題,不要遮掩,因為可能要花更多時間去處理因為不誠實以及怠慢處理所衍生出來的問題。當然「不要在你的團隊面前隱藏任何事物」,但是要記住「他們可能會對你隱藏某些東西」,因為壞消息隨著由下往上傳遞時,常常被人弱化,相對好消息卻被放大。

所以在危機處理時,團隊要按照事實,清楚描述,不要隱藏、粉飾、淡化真實狀況。管理者要仔細傾聽所有資訊,詢問是否有補充,致力解決問題,採取切實行動,這才能真正解決危機。所以「危機」就是「危機」,不是「轉機」,不能存有幻想,以為時間會解決一切,輕忽面對,而變成大災難將企業吞噬。

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