職場上很多上班族在領導階梯的攀爬中,最幸運的一群是在別人搭好的舞台上粉墨登場,當上主管後還能扶搖直上,一切都是那麼自然,像是撿現成的;最苦的一群是在搖搖欲墜的舞台驚險演出,當上主管後還是提心吊膽,乾脆拆掉舞台重建,即使垮了也無怨無悔。老闆找到一個對的主管後,也期望他能搭建一個對的舞台;難怪彼得‧杜拉克(Peter Drucker)會說:「領導人的主要職責,應該是成為搭舞台的人!」

一家企業的「舞台」係泛指典章制度、工作環境、組織氣候、管理風格等一切相關的軟硬體而言,能讓上台的主角發光發熱。

政策與流程

老闆須先有法治重於人治的觀念,願意設下一些條款來自縛手腳,同時符合公司法及其他相關法令,如社會責任、公司治理等的要求,才能談得上制度。企業光有文化不行,還要有制度;制度可說是企業的法律,也是管理的基石;規範化、常態化、延續化的各種相關的營運政策因應而生,白紙黑字寫成公司章程或彙編成冊,做為公司上下及主管官署共同遵循的管理語言。

在各種政策下,各部門主管須發展出合理化、標準化、系統化、資訊化的流程,所以說流程包含了程式化的行動、資訊、指令以及支持這些行動的動能,可以隨時反映組織生命力與健康狀況;若這些經脈網絡搞不定,企業就無法成長。

流程是管理的起點,不遵行流程、流程不完整、流程過時、缺乏明確的流程都是缺乏管理的現象,有識之士知道將營運流程(生產、銷售、研發、製造產品、等)和管理流程(策略規劃、績效檢討、品質管控、資訊流通用等)相串連,確保方向正確,使兩者同步存在且互為表裡;同時很注重清理現場,讓問題無所遁形,做好5S,保持流程的極簡狀態;而標準作業程序(Standard Operation Procedure,SOP)係企業各項作業內容的文件化,即使換人操作也有一致的效果,避免作業錯誤及因人而異。

辦公環境與員工士氣

企業主管應將人性融入工作環境裡,在軟體方面如企業文化、改變價值觀、信念與行為規範、分享資訊與想法、鼓勵對話、接納異議、以身作則等;在硬體方面如策略與組織、溝通系統、財務報表、薪資、獎勵、懲罰等,最好能雙管齊下,塑造一個「家」的感覺,員工會將公司的成長視為自己的責任,貢獻心力與創意,為企業創造價值。網路產業為了搶人才,留住好員工,不只在薪水、股票上加碼利誘,現在還講求營造高品質的工作環境;Google台灣租下台北101的73樓當辦公室,就是一大手筆。

調查顯示,90%以上的員工認為工作環境的好壞會影響他們的心情和態度,且在工作滿意度方面發揮關鍵作用;近半數人覺得,如果有更好的工作環境,他們願意每天多工作一小時;惠普公司(HP)也認為只要公司提供適當的環境,每一位員工都會盡其所能。

如果想用不同的方式做事,可以讓員工參與工作場所的變化,如調整自己的座椅、照明或溫度等;這些雖然是小事,卻意義重大。這些微小的變動,都能給員工帶來自由感和控制感,也算是一個強有力的激勵措施。

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